Poor Performance Management : เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพกำลังพลในองค์กร

              การบริหารทรัพยากรบุคคลในปัจจุบันมีการพัฒนา ขึ้นไปมาก โดยเฉพาะการนำ ระบบ Performance Management System (PMS) และการนำ Competency Base Management มาใช้งาน เพื่อประเมินผลและค้นหาดาวเด่นในองค์กรซึ่งเป็นเรื่องที่เร่งด่วนและสำคัญ มาก
              แต่ในความเป็นจริง  เราจะดูแลพนักงานในกลุ่มดาวเด่นเท่านั้นหรือ แล้วพนักงานในกลุ่มอื่นๆ ที่ยังคงอยู่ในองค์กร เราจะมีบริหารค่าตอบแทนของกลุ่มดังกล่าวให้มาเป็นกำลังสำคัญขององค์กรต่อไป ได้อย่างไร ซึ่งในฉบับนี้ผมขอกล่าวถึงแนวคิดในเรื่อง การบริหารจัดการพนักงานกลุ่มต่ำกว่ามาตรฐาน หรือ Poor Performance Management เพื่อกระตุ้นให้พนักงานกลุ่มนี้สร้างผลงานให้กับองค์กรต่อไป

ทำไมองค์กรต้องให้ความสนใจเรื่องการบริหารพนักงานที่มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐาน (Poor Performance)
              นักบริหารหลายท่านตั้งคำถามเหล่านี้กับผม ในช่วงที่ไปบรรยายในหลักสูตร การบริหารพนักงาน เพื่อเพิ่มศักยภาพในการทำงานเนื่อง จากปัจจุบันนี้มีองค์ความรู้ต่างๆมากมาย ได้พูดถึงการจูงใจดาวเด่น (Talent)  การให้ผลตอบแทนเพื่อรักษาพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานสูง (High performance) เพราะมีความเชื่อว่าพนักงานเหล่านี้ คือ กลุ่มที่จะพาองค์กรให้เจริญรุ่งเรื่อง ซึ่งนับว่าเป็นสิ่งที่ดี แต่ผมคิดว่าแนวคิดนี้ยังจะไม่ถูกทั้งหมดเสียที่เดียว
              จากข้อเท็จจริงเราพบว่า มีพนักงานอยู่ในกลุ่มที่มีผลการปฏิบัติงาน และศักยภาพสูงประมาณ ร้อยละ 20 ขององค์กรมีพนักงานผลงานปานกลางร้อยละ 60 พบว่ากลุ่มพนักงานที่เหลืออีกร้อยละ 20 นั้นหลายองค์กรกลับไม่มีโปรแกรมหรือให้ความสำคัญ ในการดูแลพนักงานกลุ่มนี้ ทำให้เกิดปัญหาในการให้ความร่วมมือ การทำงานเป็นทีม และการติดต่อประสานงาน
              องค์การหลายเห่งเริ่มมีแนวคิดในการพัฒนาศักยภาพของพนักงาน กลุ่มต่ำกว่ามาตรฐาน เพื่อให้สามารถใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ให้เป็นประโยชน์กับองค์กรมากที่สุด เพราะจากผลวิจัย พบว่าพวกเขาเหล่านั้น ไม่ได้มีผลต่ำกว่ามาตรฐานจริง แต่เป็นเพราะมีสาเหตุอื่นๆ แฝงอยู่  ซึ่งเราจะมาพูดคุยกันต่อไป

กำเนิด แนวคิดเรื่อง Poor Performance Management
              สาเหตุ หนึ่งที่หลาย ๆ องค์กรนำระบบ PMS (Performance Management System หรือระบบการบริหารผลงาน) มาใช้แล้วไม่ประสบผลสำเร็จ เกิดจากการขาดการศึกษาหรือวิเคราะห์วัฒนธรรมการทำงาน (Organization Culture) ทำให้มีการแยกแยะพนักงานตามผลการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน โดยแบ่งแยกกลุ่มคนเก่งและคนไม่เก่งออกจากัน รวมถึงการให้รางวัลเฉพาะกลุ่มคนเก่งที่ประสบผลสำเร็จ จึงเป็นที่มาของพนักงานกลุ่มที่เหลือหรือถูกประเมินว่าต่ำกว่ามาตรฐาน (Poor Performance Person)  ซึ่งสุดท้ายผลก็ตกหนักอยู่ที่องค์กร องค์กรจึงมีพนักงานจึงมีกลุ่มที่ต่ำกว่ามาตรฐานเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้นแนวคิดเรื่อง Poor Performance Management จึงถูกหยิบยกขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว โดยมุ่งหวังว่าจะสามารถนำพนักงานในกลุ่มต่ำกว่ามาตรฐานเข้ามาเติมเต็มเป้า หมายขององค์กรเพื่อให้ใช้คนที่มีอยู่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

พนักงานกลุ่ม Poor Performance เป็นผู้ที่มีปัญหา หรือขัดขวางความเจริญขององค์กร จริงหรือไม่
              ไม่จริงทั้งหมด ถ้าองค์กรนำระบบ PMS มาใช้อย่างเต็มรูปแบบและมีการประเมินผลการปฏิบัติงานโดยไม่มีอคติ (Bias) เราจะสามารถแยกกลุ่ม C- ออกมาได้ นั่นไม่ใช่คำตอบว่าพนักงานกลุ่มนี้ขัดขวางความเจริญขององค์กร แต่เป็นกลุ่มที่ขาดโอกาสจากองค์กรที่จะได้รับการมอบหมายงานดี ๆ ให้ ซึ่งนับวันพนักงานในกลุ่มนี้ก็จะเสื่อมถอยในแง่ของความสามารถ ขวัญกำลังใจ และอาจเป็นผู้ที่มีทัศนคติทางลบกับองค์กรในที่สุด

องค์กรควรดำเนินการกับกลุ่มพนักงานนี้ อย่างไร
              ทีม HR หรือผู้บังคับบัญชา (Line Manager) ต้องวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดว่าพนักงานที่อยู่ในกลุ่ม C- นั้น ที่มีผลการปฏิบัติงานต่ำนั้นมาจากสาเหตุใด โดยผมขอสรุปแนวทางในการบริหารจัดการไว้ดังนี้

1. กำหนดวัตถุประสงค์ (Project Objective) ก่อนที่จะเริ่มโครงการนี้ ต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ว่าทำไปเพื่ออะไร องค์กรจะได้อะไร พนักงานจะได้อะไร ให้ชัดเจนก่อนแล้วจึงดำเนินการขั้นต่อไป
2. วิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) นำข้อมูลที่ได้รับมาจัดลำดับตั้งแต่ลักษณะงาน ผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน ปัญหาส่วนตัว เพื่อนำมาวางแผนในการช่วยเหลือพนักงานให้กลับมามีผลการปฏิบัติงานที่ดีขึ้น
3. Poor Performance Implementation หลังจากที่มีการวางแผนงานเสร็จสิ้นแล้ว ให้เริ่มดำเนินงานกับพนักงาน นี้โดยให้ทำทีละหน่วยงาน (Unit Function) โดยให้มีหน่วยงานอาสาสมัครในการ Implement ระบบประมาณ 2-3 รุ่นก่อนแล้วจึงค่อยขยายผลไปสู่หน่วยงานอื่น ๆ
4. ประเมินผลระบบ  (System Evaluation) ก่อน ดำเนินการ ให้มีการตั้งเป้าหมายว่าจะมีพนักงานในกลุ่ม นี้ กลับมาเป็นกลุ่ม ปกติ ได้ประมาณกี่เปอร์เซ็นต์ แล้วนำผลที่ได้มาเปรียบเทียบกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

              จากประสบการณ์ในการทำ Poor Performance Management ดังกล่าว อาจพบกับปัญหาในเรื่องของการสื่อสารเหตุผลในการดำเนินการกับคนกลุ่มนี้ถึง ความจำเป็นที่ต้องทำ รวมถึงระยะเวลาต่าง ๆ ในการจัดการกับพวก Poor Performance ว่าคุ้มค่ากับการใช้ทรัพยากรหรือไม่ ดังนั้นแผนงานดังกล่าวจึงต้องได้รับการสนับสนุนและเป็นนโยบายของผู้บริหาร ระดับสูง ซึ่ง HR ควรร่วมมือกับ Line Manager อย่างใกล้ชิดในการประเมินผลสำเร็จของโครงการและมีความจริงใจในการแก้ไขปัญหา ที่อาจจะเกิดขึ้น ทั้งนี้องค์กรไม่ควรมุ่งเน้นแต่จะเลิกจ้างพนักงานในกลุ่ม นี้เท่านั้นเพราะจะนำมาซึ่งปัญหาในแง่ของกฎหมายตามมา ... การบริหารจัดการ Poor Performance ที่ถูกวิธีจะทำให้องค์กรที่ท่านอยู่เป็นองค์กรที่พัฒนาศักยภาพของทรัพยากรมนุษย์อย่างแท้จริง