ในตอนนี้ ผู้เขียนจะวิเคราะห์ถึงประเด็นความสามารถที่จำเป็น 3 ประเด็นดังนี้

1. ความสามารถที่จำเป็นคืออะไร
2. ความ สัมพันธ์ระหว่างความสามารถที่จำเป็น (Necessary competence) และ ความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training need) เหมือนกันหรือต่างกันอย่างไร
3. แนวทางในการกำหนดความสามารถที่จำเป็นให้เหมาะสมควรเป็นอย่างไร

1.   ความสามารถที่จำเป็นคืออะไร
ISO 9000:2005 Quality management systems —Fundamentals and vocabulary กำหนดนิยามของคำว่า Competence ไว้ดังนี้ “Competence : demonstrated ability to apply knowledge and skills (ความสามารถที่แสดงให้เห็นถึงการประยุกต์ใช้องค์ความรู้และทักษะในการทำ งาน)”
ในขณะที่ ISO 10015:1999 Quality Management - Guidelines for training นิยามคำว่า Competence ไว้ดังนี้ “Competence : การประยุกต์ใช้ความรู้ ทักษะและพฤติกรรมในการปฏิบัติงาน (application of knowledge, skills, and behaviours in performance) ”
หากพิจารณาจากความหมายดังกล่าว จึงทำให้เรามองเห็นได้ว่า Competency ในมุมมองของ ISO 9001 มุ่งไปที่การประยุกต์ใช้ความสามารถในการทำงานตามหน้าที่ที่รับผิดชอบเท่า นั้น มิได้คาดหวังว่าจะพัฒนาบุคลากรให้สามารถทำงานโดดเด่นกว่าผู้อื่นในองค์กร เดียวกัน

แต่เมื่อเราหันกลับมาพิจารณา Competency ของผู้เชี่ยวชาญด้าน HR บ้าง จะทำให้เห็นถึงความแตกต่างจากมุมมองของ ISO ดังนี้
ปรมาจารย์ผู้ริเริ่มใช้คำว่า “Competency”  (McClelland,1973)  ให้ ความหมายไว้ว่า “บุคลิกลักษณะที่ซ่อนอยู่ภายในแต่ละบุคคล ซึ่งสามารถผลักดันให้บุคคลนั้นสร้างผลการปฏิบัติงานที่ดี หรือตามเกณฑ์ที่กำหนด ในงานที่ตนรับผิดชอบ”
ด้วยเหตุนี้  Competency ในทัศนะของ Dr.McClelland จึงจำแนก Competency ออกเป็น 2 ประเภท คือ
Threshold Competency  (ความสามารถขั้นพื้นฐาน) ที่แสดงถึง ความรู้หรือทักษะพื้นฐานที่บุคคลจำเป็นต้องมีในการทำงาน และ ความสามารถนั้นไม่ทำให้บุคคลมีผลงานที่แตกต่างจากผู้อื่น
Differentiating Competency (ความสามารถที่แตกต่าง) ซึ่งจะทำให้บุคคลหนึ่งบุคคลใดแสดงถึงขีดความสามารถที่ทำให้บุคคลนั้นมีผลงาน สูงกว่ามาตรฐานหรือเหนือกว่าผู้อื่น และเป็นการผสมผสานในการใช้ความรู้ ทักษะ ค่านิยม ทัศนคติและแรงจูงใจ เพื่อช่วยให้เกิดผลงานที่ดีเลิศ
สำหรับผู้เขียน (ปิยะชัย, 2550) ให้คำจำกัดความของ Competency ไว้ว่า “ทักษะ ความรู้ และความสามารถหรือพฤติกรรม (Skill, Knowledge and Attribute) ของบุคลากรที่จำเป็นในการปฎิบัติงานเพื่อให้สามารถบรรลุตามวัตถุประสงค์และ เป้าหมายของงาน”
เมื่อวิเคราะห์คำนิยามดังกล่าว จึงเห็นได้ว่า ความสามารถที่จำเป็น (Necessary competence) ของ ISO 9001:2008 จึงเทียบเคียงคล้ายกับ Threshold Competency  (ความสามารถขั้นพื้นฐาน) และเช่นเดียวกัน ผู้เขียนก็มองความสามารถในการทำงานไปที่ผลลัพธ์ของงาน (Performance) เป็นสำคัญ ตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายของงาน  ด้วยเหตุที่ว่า ผลของงานจะช่วยผลักดันให้เกิดการพัฒนาความสามารถในการทำงาน ในทำนองเดียวกันความสามารถจะช่วยส่งเสริมให้เกิดการปรับปรุงผลงานที่ดีขึ้น ตามลำดับ

2.   ความสัมพันธ์ระหว่างความสามารถที่จำเป็น (Necessary competence) และ ความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training need)

จาก ข้อกำหนดดังกล่าวข้างต้น ทำให้เราทราบว่า การฝึกอบรมถือเป็นหน้าทีที่ขององค์กรที่จะต้องจัดให้กับบุคลากรขององค์กร  และโดยมาก องค์กรจะผลักหน้าที่การฝึกอบรมให้เป็นความรับผิดชอบของหน่วยงาน HR ไปดำเนินการแต่เพียงผู้เดียว  ซึ่งปัจจุบัน ในฐานะที่ผู้เขียนเป็นที่ปรึกษาของหลายองค์กร ผู้เขียนได้ปรับเปลี่ยนทัศนคติดังกล่าว โดยปรับบทบาทของ HR เป็น Coordinator และ Facilitator กล่าวคือ ทำหน้าที่ประสานงานและอำนวยการฝึกอบรม หากเป็นหลักสูตรหลักๆทั้งองค์กร จะเป็นความรับผิดชอบของ HR แต่หากเป็นการฝึกอบรมเชิงเทคนิคและ OJT จะผลักให้แต่ละหน่วยงานรับผิดชอบกันเอง โดย HR จะเป็นผู้จัดเตรียมการฝึกอบรมให้ ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุม, ประสานงานกับวิทยากร, โสตทัศนูปกรณ์ต่างๆ ทำให้หลายหน่วยงานสามารถพัฒนาหลักสูตรฝึกอบรมตามที่ตนเองต้องการพัฒนา พนักงานในหน่วยงานของตนตรงกับงานที่รับผิดชอบมากขึ้น

จากภาระ หน้าที่ดังกล่าวขององค์กร  ความสามารถที่จำเป็นจึงเปรียบเสมือนเป็นเป้าหมายสุดท้าย (End) ในขณะที่ความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training need) เป็นเพียงเครื่องมือ (Mean) ตัวหนึ่งที่จะนำไปสู่ความสามารถที่จำเป็น  ซึ่งโดยมาก เรานิยมใช้แบบฟอร์มสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรม และผลลัพธ์ที่ได้มักจะเป็น “ความต้องการฝึกอบรม (Training want)” มากกว่า ดังนั้น หากองค์กรใช้การสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรม ก็ยังไม่ผิดข้อกำหนดที่ 6.2.2 นะครับ เพราะองค์กรเห็นว่า ความสามารถที่จำเป็นถูกกำหนดมาจากการสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรม ตามระเบียบปฏิบัติที่เขียนขึ้นมา  ข้อกำหนดที่ 6.2.2 เพียงแต่ระบุให้องค์กรต้องกำหนดความสามารถที่จำเป็นสำหรับบุคลากรที่ทำงานมี ผลกระทบต่อความสอดคล้องกับข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ เท่านั้น ส่วนจะไปกำหนดอย่างไร ด้วยวิธีการใดๆ ย่อมแล้วแต่แนวทางขององค์กรที่จะกำหนดขึ้นมาเอง

3.   แนวทางในการกำหนดความสามารถที่จำเป็นให้เหมาะสมเป็นอย่างไร
เนื่องจากความสามารถที่จำเป็น เปรียบเสมือนเป็นเป้าหมายสุดท้าย (End) ดังนั้น องค์กรจึงมีหลายทางเลือกที่เหมาะสมในการได้มาซึ่งความสามารถที่จำเป็น เช่น การกำหนดไว้ใน JD, การใช้แบบสอบถาม, การวิเคราะห์ช่องว่างของ Competency gap, แผนพัฒนารายบุคคล (IDP) , แผนฝึกอบรมตามตำแหน่งงาน (Training Roadmap) เป็นต้น
แต่แนวทางใดที่เหมาะสมที่สุด คำตอบ คือ แนวทางที่ทำให้องค์กรสามารถดำเนินการได้อย่างเหมาะสมภายใต้ทรัพยากรทั้ง กำลังคน กำลังทางการเงินและระเบียบปฏิบัติงานที่เขียนขึ้นมาครับ  ไม่จำเป็นเลยที่องค์กรจะต้องใช้จ่ายเงินจำนวนมากเพื่อส่งพนักงานไปฝึกอบรม ภายนอกบ่อยๆ เราสามารถเลือกที่จะจัดหลักสูตรฝึกอบรมภายในได้โดยประหยัดงบประมาณ เช่น OJT, Coaching & Mentoring, Self-learning , การมอบหมายงาน เป็นต้น เพียงแต่การฝึกอบรมดังกล่าวจะต้องเป็นลักษณะ Formal training คือมีการวางแผน มีการบันทึกรายละเอียดของกระบวนการทำงานเพื่อใช้อ้างอิง และมีบันทึกการประเมินผลที่ชัดเจน
ดังนั้น การกำหนดความสามารถที่จำเป็นโดยวิธีการต่างๆกันนั้น มีจุดเด่นและจุดด้อยประการใดบ้าง ผู้เขียนสรุปเป็นตารางดังนี้

ด้วย เหตุนี้ ผู้เขียนเห็นว่า แนวทางที่ผู้อ่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้โดยไม่ยุ่งยากนัก ควรจะกำหนดอยู่ใน JD โดยแปรรูป JD ให้อยู่ในรูปแบบของ Job profile หรือ Competency-based JD น่าจะเป็นที่ยอมรับได้ แต่ก็ยังเปิดโอกาสให้ผู้บริหารสามารถกำหนดหลักสูตรที่จำเป็นต่อการพัฒนา กลยุทธ์ขององค์กรหรือหน่วยงานได้ตามความเหมาะสม (ขออนุญาต แนะนำให้ผู้อ่านที่สนใจเรื่อง Job profile หรือ Competency-based JD ศึกษาเพิ่มเติมในหนังสือของผู้เขียน เรื่อง ISO 9001:2008 กับการบริหารงานบุคคลและฝึกอบรม)

“เป็นที่น่าสังเกตว่า ในห้วงระยะเวลาที่สภาวะเศรษฐกิจไม่ดีนัก งบประมาณด้านฝึกอบรมของหลายบริษัท กลับถูกตัดทอนลงเป็นแผนกแรกๆ ทั้งๆที่การฝึกอบรมเปรียบเสมือนการลงทุนในทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในระยะยาว  เพราะเมื่อบริษัทยังพอมีเวลา การพัฒนาทักษะ ความรู้ ความสามารถของพนักงาน จึงเป็นการเตรียมพร้อม จัดกระบวนทัพให้กับองค์กร และติดอาวุธองค์ความรู้แก่พนักงาน ก่อนที่จะกระโจนเข้าสู่สนามรบ เมื่อภาวะเศรษฐกิจกระเตื้องขึ้นในอนาคต หากผู้บริหารมัวแต่คิดว่า รอเศรษฐกิจดีขึ้นก่อน แล้วค่อยพัฒนาบุคลากร เมื่อถึงเวลานั้น บริษัทมักจะอ้างว่างานยุ่ง การฝึกอบรมก็จะถูกเลื่อนออกไปอีกเรื่อยๆ ผู้บริหารจึงควรทบทวนความคิดใหม่ โดยมองว่าพนักงานเป็นเสมือนสินทรัพย์ (Asset) ที่ต้องลงทุนพัฒนาจึงจะมีคุณค่า”