ในยุคสมัยแห่งการเรียนรู้ สู่สังคมการสื่อสารที่ไร้พรมแดน ทำให้มนุษย์ทุกคนต่างก็แสวงหาความรู้ในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป พบว่าในสังคมแห่งการทำงานนั้น หลายองค์กร ต่างก็ให้ความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องความรู้ และพยายามที่จะพัฒนา เพิ่มเติมความรู้ให้กับพนักงานเพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์กร นั่นก็คือ “ กำไรสูงสุด ” นั่นเอง

                มีหลายคนเปรียบว่าเมื่อเทคโนโลยีที่ทันสมัย เช่น เครื่องจักรที่ทันสมัยมาก ๆ มาอยู่กับพนักงานที่มีความรู้ความสามารถน้อยนั้น มันก็กลายเศษเป็นเหล็กดี ๆ นั่นเอง อันนี้จะถูกต้องหรือเปล่าคุณเองก็สามารถหันมองรอบตัวได้เลย

                ด้วยเหตุฉะนี้องค์กรจึงปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ในการบริหารหันมาสนใจในตัวพนักงานมากขึ้น บางองค์กรที่มีขนาดใหญ่อาจมีการตั้งฝ่ายงานที่เรียกว่า Human Resource Development (HRD) หรือภาษาไทยเรียกว่า ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ บางองค์กรถ้าขนาดกลางหรือเล็ก อาจจะรวมอยู่ในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือ Human Resource แล้วแบ่งเป็นหน่วยเล็ก ๆ แยกออกไปที่เรียกว่า Training หรือ หน่วยงานฝึกอบรม เพื่อให้การฝึกอบรม พัฒนา ความรู้ความสามารถของพนักงานนั่นเอง

                ในฉบับนี้ดิฉันจะขอกล่าวถึงหน่วยงานฝึกอบรม หรือ Training ซึ่งถือว่าเป็นงานหนึ่งที่สำคัญในฟังก์ชันงานการบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดยเน้นไปที่หน้าที่งานของนักฝึกอบรมมือใหม่ โดยก่อนที่จะเข้าไปสู่กระบวนของการฝึกอบรม ดิฉันอยากจะทำความเข้าใจก่อนว่า Training หรือ การฝึกอบรมนั้นหมายถึงอะไรกันแน่ ????

Training แปลเป็นภาษาไทยที่นิยมใช้กันก็คือ การฝึกอบรม

อบรม ตามความหมายในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๔๒ ได้ให้นิยามไว้ว่า

เมื่อคุณเข้าใจถึงความหมายที่ชัดเจนของการฝึกอบรมแล้ว คราวนี้เรามาทำความเข้าใจถึงกระบวนการของการฝึกอบรมว่ามีขั้นตอนหรือกระบวนการอย่างไรบ้าง.....ดังต่อไปนี้ค่ะ

1. การสำรวจหาความจำเป็น (Survey Training Need)

เราจะต้องมีการสำรวจว่า ณ ตอนนี้มีความจำเป็นในการที่คนในองค์กรหรือพนักงานจะต้องได้รับความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skill ) ทัศนคติ (Attitude) พฤติกรรม (Behavior) อะไรบ้าง

พบว่าแหล่งข้อมูลเพื่อใช้ในการสำรวจหาความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้น คุณสามารถสอบถามจากผู้บริหารระดับสูงขององค์การ หัวหน้างานในส่วนงานต่าง ๆ หรือจะหาจากปัญหาที่เราพบและคิดว่าสามารถแก้ได้ด้วยการฝึกอบรม ซึ่งโดยปกติแล้วทุก ๆ สิ้นปี จะมีการสำรวจหาความจำเป็นในการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ โดยส่งแบบฟอร์มดังกล่าวให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้อง

2. การวางแผนในการฝึกอบรม (Training Plan)

หลังจากเสร็จขั้นตอนแรกแล้ว เราก็เอาข้อมูลมาวิเคราะห์ สังเคราะห์ เพื่อสรุปออกมาทำเป็นแผนการฝึกอบรมต่อไป ทั้งนี้การเขียนแผนการฝึกอบรมนั้นมีมากมายหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับองค์กรของเราว่าต้องการข้อมูลอะไรบ้าง เช่น ชื่อหลักสูตร ค่าใช้จ่าย วิทยากรที่รับเชิญนั้นมาจากภายในหรือภายนอก ระยะเวลาในการฝึกอบรม จำนวนผู้เข้าฝึกอบรม ความถี่ในการอบรม หรือกลุ่มเป้าหมาย เป็นต้น

3. การอบรม (Training)

การอบรมนั้นแบ่งได้ 2 ประเภทคือ การฝึกอบรมภายใน และภายนอก..........

สำหรับ การฝึกอบรมภายใน นั้น ก่อนวันอบรมจริง ๆ พวกเราชาวนักฝึกอบรมมือใหม่ต้องมีการเตรียมตัว วางแผนกันล่วงหน้า ไม่ต่ำกว่า 1 เดือนแน่นอน เพราะเราต้องติดต่อหน่วยงานฝึกอบรมข้างนอก กรณีจ้างข้างนอก และสุดท้ายยืนยันกลุ่มเป้าหมายที่จะต้องเข้ารับการฝึกอบรม

หรือแม้กระทั่งในองค์กรเราเองก็ตาม เราต้องมีการเขียนขอฝึกอบรม พร้อมแนบรายละเอียดต่างๆ ให้ผู้มีอำนาจจ่ายสตางค์ในการฝึกอบรมให้เราก่อน แล้วเราก็ต้องถ่ายสำเนาเอกสารเหล่านั้นให้ฝ่ายบัญชี เพื่อขอเบิกเงิน หรือเช็ค เพื่อจ่ายให้วิทยากร และซื้อของว่างต่าง ๆ ให้กับผู้เข้าฝึกอบรม

ขั้นตอนยังไม่หมดแค่นี้ค่ะ ต้องมีการสำรวจผู้เข้ารับการฝึกอบรม เงื่อนไขง่ายนิดเดียวค่ะ คือ เจ้าตัวผู้เข้ารับการฝึกอบรมทราบ และหัวหน้างานต้องทราบ เจ้าค่ะ

แต่ถ้าเป็น การฝึกอบรมภายนอก ไม่ค่อยมีปัญหามากค่ะ พอถึงเวลาเราก็เพียงแต่จัดเตรียมสิ่งที่ควรจะเตรียมให้กับผู้เข้ารับการฝึกอบรมให้พร้อม เช่น รายละเอียดเกี่ยวกับการฝึกอบรม และส่วนสนับสนุนอื่น ๆ ทั้งนี้ก็แล้วแต่องค์กรนะค่ะ บางแห่ง อาจมีการจัดรถให้ มีค่าสถานที่พัก ค่าเดินทาง หรืออื่น ๆ

4. การประเมินผลการฝึกอบรม (Training Evaluate)

ทุกครั้งที่การฝึกอบรมเสร็จสิ้น เราในฐานะนักฝึกอบรมมือใหม่ ต้องอย่าลืมประเมินผลหลังจากฝึกอบรมด้วย

นะคะ ทั้งนี้การประเมินผลการฝึกอบรมนั้นจะต้องประเมินทั้งผู้เข้ารับการฝึกอบรม และถ้าเป็นภายในก็ต้องมีการประเมินหลักสูตรที่จัดให้ ประเมินวิทยากร ประเมินสถานที่ หรืออื่น ๆ เพื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงการฝึกอบรมในครั้งต่อ ๆ ไป

5. การติดตามผลการฝึกอบรม (Training Follow up)

การอบรมยุคใหม่ ต้องมีการติดตามผลการฝึกอบรมอย่างใกล้ชิดว่า เมื่อผู้เข้ารับการฝึกอบรม อบรมไปแล้ว ตัว

ของเขาเองมีการพัฒนา ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง อย่างไรบ้าง อาจจะเป็นหลังจากการฝึกอบรม 3 เดือน มากกว่าหรือน้อยกว่านี้ก็ขึ้นอยู่กับองค์กรอยากให้เป็นค่ะ บางองค์กรเขาให้ทำเป็น Action Plan (แผนในการปฏิบัติ) ก็ง่ายดีค่ะเราก็ติดตามผลจากสิ่งที่เขาเขียนใน Action Plan

                การจัดฝึกอบรมให้แก่พนักงานนั้น อย่างน้อย ๆ ผู้ที่เข้ารับการฝึกอบรมจะได้รับรู้ถึงสิ่งที่จำเป็นจะต้องพัฒนาและปรับปรุงให้ดีขึ้นภายหลังจากเข้ารับการฝึกอบรม แต่สิ่งสำคัญสำหรับนักฝึกอบรมมือใหม่ควรจะต้องตระหนักไว้เสมอว่า .....ทำอย่างไรที่จะทำให้ผู้บริหารรับรู้ว่าการฝึกอบรมเป็นเครื่องมือหนึ่งที่สำคัญที่มีส่วนช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานของพนักงาน...... และนี่เป็นคำถามที่ท้าทายสำหรับนักฝึกอบรมมือใหม่ค่ะ