รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

กรุงเทพธุรกิจออนไลน์ : เรื่องของการลาป่วย ลาพักร้อน ลากิจ รวมทั้งลาเพื่อเว้นวรรค ล้วนแล้วแต่เป็นสิ่งที่ท่านผู้อ่านคุ้นเคยกันทั้งสิ้น แต่ คำถามสำคัญคือท่านผู้อ่านทราบไหมครับว่าผลจากการลาต่างๆ (โดยเฉพาะการลาป่วย) ส่งผลกระทบการดำเนินงานและผลประกอบการขององค์กรอย่างไร? ในเมืองไทยเราเองไม่ค่อยได้ให้ความสนใจกับเรื่องเหล่านี้มากนัก เนื่องจากถือว่าเป็นสิทธิของพนักงานที่จะได้ลาเมื่อป่วยหรือเมื่อมีเหตุจำเป็น

แต่ในเมืองนอกนั้นเขาเริ่มให้ความสนใจต่อเรื่องนี้กันอย่างจริงจังมากขึ้นครับ ถึงขั้นมีการคำนวณออกเป็นตัวเลขเลยครับว่าผลของการลาป่วยของพนักงานนั้น จะส่งผลต่อผลประกอบการขององค์กรอย่างไร รวมทั้งมีการพัฒนาแนวทางใหม่ๆ ที่น่าสนใจในการให้พนักงานลา เพื่อให้เกิดประโยชน์แก่ทั้งตัวองค์กรและตัวพนักงานเอง ที่เขาเรียกว่า PTO (Paid Time-Off)

การขาดงานนั้นมีสองประเภทหลักๆ ครับ คือพวกที่ได้มีการวางแผนไว้ล่วงหน้า เช่น การลาพักร้อน และที่ไม่ได้มีการวางแผนล่วงหน้า เช่น การลาป่วย ซึ่งประเภทหลังนั้นจะส่งผลกระทบต่อองค์กรที่สุด และหลายๆ ครั้งเราจะพบว่าการลาป่วยนั้นไม่ได้เกิดขึ้นจากความเจ็บป่วยจริงๆ แต่เป็นการใช้สิทธิการลาตามที่มีอยู่ ท่านผู้อ่านจะสังเกตว่าในองค์กรทั่วๆ ไป เราจะแยกการลาออกเป็นส่วนๆ และมีโควตาสำหรับแต่ละส่วนแยกกันต่างหาก เช่น ลาพักร้อนได้ 20 วัน และลาป่วยได้ 10 วัน เป็นต้น

ซึ่งการแยกประเภทของการลาออกเป็นส่วนๆ นั้น ทำให้ในบางครั้งพนักงานจะพยายามบิดเบือนระบบ เช่น จะไม่ค่อยใช้การลาพักร้อนถ้าไม่จำเป็น เนื่องจากวันลาพักร้อนสามารถสะสมไปในปีหน้าได้ ดังนั้น การลาไปทำธุระหรือลาเนื่องจากขี้เกียจ ก็มักจะใช้วันลาป่วยแทน ซึ่งข้อแตกต่างที่สำคัญคือการลาพักร้อนนั้นจะเป็นการลาที่ได้มีการวางแผนไว้ล่วงหน้า ทำให้องค์กรสามารถวางแผนรองรับได้ แต่การลาป่วยนั้นมักจะเป็นลักษณะของการโทรเข้ามาลาในตอนเช้า ทำให้องค์กรรับมือไม่ค่อยทัน

ท่านผู้อ่านเคยเป็นหรือเคยเจอลักษณะของการวางแผนไว้ล่วงหน้าแล้วว่าจะไปโอนที่ดินในวันหนึ่ง แต่ไม่อยากจะใช้วันลาพักร้อน แต่ก็ได้วางแผนไว้ล่วงหน้าว่าจะไปในวันไหน ดังนั้น พอถึงวันนั้นก็มักจะโทรเข้ามาลาป่วยในตอนเช้า แล้วพอสายๆ ก็ออกไปโอนที่ดิน ผมว่าประเด็นสำคัญไม่ใช่อยู่ที่บริษัทให้ลาหรือไม่ให้ลานะครับ แต่ประเด็นคือเป็นการแจ้งล่วงหน้าโดยฉับพลัน ทั้งๆ ที่ตัวเองวางแผนไว้ล่วงหน้าแล้ว ทำให้องค์กรไม่ได้วางแผนรับมือไว้ล่วงหน้า และอาจจะก่อให้เกิดวิกฤติขนาดย่อมในที่ทำงานได้

ประเด็นสำคัญคือจะแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร เนื่องจากการขาดงานในลักษณะดังกล่าวส่งผลกระทบทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยทางตรงนั้นส่งผลต่อต้นทุนและผลการดำเนินงานขององค์กร ในอเมริกานั้นได้มีการศึกษาและพบว่าการขาดงาน (ในลักษณะของการขาดงานที่ไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า-unscheduled absenteeism) เป็นปัญหาสำคัญของนายจ้างชาวอเมริกัน โดยเมื่อคิดออกมาเป็นค่าใช้จ่ายแล้วอยู่ที่ $2,650 ต่อพนักงานต่อปี

ซึ่งถ้าองค์กรมีระบบในการบริหารจัดการเรื่องวันลาที่ดี จะสามารถลดต้นทุนให้กับองค์กรได้อย่างมากมาย (ประมาณว่าถ้ามีบุคลากร 5,000 คน ถ้ามีระบบการบริหารวันลาดีๆ จะช่วยประหยัดต้นทุนให้กับบริษัทได้ถึง $7.9 ล้านดอลลาร์) จะเห็นได้นะครับว่าการขาดงานของพนักงานนั้นส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัทพอสมควร แต่บริษัทจะรับรู้หรือเคยคิดถึงหรือไม่เท่านั้นเอง ในอเมริกานั้นเขาประมาณการไว้ว่าอย่างน้อยหนึ่งในสิบของจำนวนพนักงานที่หยุดงานทั้งๆ ที่ควรจะมาทำงาน

ส่วนผลกระทบในทางอ้อมนั้น การขาดงานของบุคลากรยังส่งผลกระทบในทางอ้อมที่น่าสนใจอีกหลายประการ ได้แก่ อัตราการลาออกที่สูง (High Turnover) โดยพบว่าในองค์กรที่มีอัตราการขาดหรือลางานต่ำจะมีอัตราการลาออกอยู่ที่ 7.8% ในขณะที่องค์กรที่มีอัตราการขาดหรือลางานสูง จะมีอัตราการลาออกอยู่ที่ 10.6% หรือผลิตภาพในการทำงานที่ต่ำลง โดยในองค์กรที่มีอัตราการขาดงานที่ต่ำ จะมี Idle Time อยู่ที่ 4.1% ส่วนองค์กรที่มีอัตราการขาดงานสูง จะมี Idle Time อยู่ที่ 7.7%

นอกจากนี้ ยังมีประเด็นที่น่าสนใจอีกครับ นั่นคืออัตราการขาดงานมีส่วนสัมพันธ์กับขวัญและกำลังใจของบุคลากร ในองค์กรที่มีอัตราการขาดงานต่ำ บุคลากรจะมีขวัญและกำลังใจดี ส่วนองค์กรที่มีอัตราการขาดงานสูง จะมีขวัญและกำลังใจที่ไม่ดี

เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าวองค์กรหลายๆ แห่งในอเมริกา (ผมไม่แน่ใจว่าในเมืองไทยมีบริษัทไหนนำแนวคิดนี้มาใช้แล้วบ้าง) ได้นำระบบที่เรียกว่า PTO (Paid Time-Off) มาใช้ครับ โดยสาระเบื้องต้นของระบบนี้ ก็คือเป็นการนำวันลาทั้งหมดมารวมไว้ด้วยกัน โดยไม่แยกโควตาออกไว้ให้ชัดเจนเหมือนในอดีต แต่จะรวมเป็น Pool หรือเป็นลักษณะธนาคาร ที่ทุกคนจะมีโควตาของ PTO อยู่จำนวนหนึ่งและการลาต่างๆ ก็ให้ใช้จากโควตารวม โดยไม่แยกออกมาเหมือนในอดีต เช่น

อาจจะมีอยู่ทั้งหมด 20 วัน โดยจะใช้เป็นวันลาพักร้อนหรือลาป่วยก็ได้ แล้วให้หักจาก 20 วันที่มีอยู่ ซึ่งก็จะสามารถแก้ปัญหาของการบิดเบือนวันลาป่วย เช่นที่เกิดขึ้นได้